Las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo y cómo cambiaron mi vida laboral

Las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo para mejorar el rendimiento individual o del equipo

Si eres autónomo, trabajas de forma remota o cobras por horas, el seguimiento del tiempo es imprescindible. Si bien a menudo se siente como una tarea pesada, he revisado toneladas de herramientas y he encontrado 6 aplicaciones de seguimiento del tiempo que simplifican el proceso, haciéndolo fácil y fluido. Bonus: algunas de estas aplicaciones incluso se encargarán de los cálculos de ingresos por ti.

Las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo: un vistazo rápido

Vamos al grano. Hablaré de cada aplicación con más detalle a continuación. Pero si necesitas tomar una decisión rápida, aquí tienes una breve descripción de las características más importantes.

Aplicación	Úsala si eres…	Su superpoder	Calificación de usuario en Setapp*	Precio
Daily	Programador, creador, etc.	Registra las horas de trabajo discretamente.	90%	Incluida en Setapp*
Timemator	Autónomo, trabajador por horas.	Rastrea el tiempo de forma automática y precisa.	95%	Incluida en Setapp*
Timing	Gerente, multitarea.	Registra el uso de aplicaciones, archivos y sitios web para analizar la productividad.	98%	Incluida en Setapp*
Be Focused	Profesional creativo.	Se basa en la técnica Pomodoro para ayudarte a trabajar en bloques de tiempo.	97%	Incluida en Setapp*
Time Out	Usuario intensivo de computadora.	Te recuerda tomar descansos para evitar la fatiga visual y el estrés.	95%	Incluida en Setapp*
Harvest	Parte de un equipo grande.	Ofrece hojas de horas y opciones de facturación para equipos de trabajo.	No	$11/asiento/mes

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*Setapp es una plataforma de suscripción que incluye más de 260 aplicaciones para Mac, iPhone y iPad. Ofrece una prueba gratuita de 7 días, y luego cuesta $9.99/mes + impuestos.

6 de los mejores softwares de seguimiento del tiempo

Ahora, echemos un vistazo más de cerca a estos rastreadores de tiempo.

1. Daily: Cambia entre tareas fácilmente

Si siempre olvidas llevar un registro del tiempo, Daily te salvará. Regularmente te pregunta qué estás haciendo mostrando una notificación en la esquina de la pantalla. Simplemente anota tu actividad actual o, aún más fácil, selecciónala de la lista desplegable.

Las listas de actividades se pueden crear en las preferencias. Por ejemplo, tengo cuatro grupos: Trabajo, Freelance, Estudio y Tiempo de ocio. Cada uno contiene varias actividades, basándose en las cuales la aplicación genera informes útiles. Son una gran fuente de información. Por ejemplo, de esta manera descubrí que se tarda al menos una hora en revisar un artículo.

Dado que Daily está diseñado como una herramienta de trabajo, por defecto registra el tiempo de 9:00 a 17:30. Pero puedes personalizarlo para que se ajuste a tu horario. Una cosa es constante: cuando Daily detecta que no hay actividad en la pantalla, registra ese tiempo y luego te pregunta si realmente estuviste inactivo. Así que sí, esta aplicación te ayuda a mantener todo bajo control con poca o ninguna intervención de tu parte.

¿Quieres conocer las experiencias de otros usuarios? Aquí tienes un comentario sobre Daily de un usuario de Reddit que encontré: “En lugar de monitorear todo lo que haces (introduciendo potencialmente problemas de privacidad y requiriendo algún nivel de posprocesamiento para asignar la actividad a clientes/tareas/etc.), pregunta periódicamente qué estás haciendo. Esto también elimina la necesidad de alternar manualmente los temporizadores al cambiar de tarea y hace que el seguimiento del tiempo sea sin esfuerzo.”

Pros:

• Posibilidad de exportar informes (resumen, diario o hoja de horas) en formato PDF, CSV, JSON o Toggl para facturación
• Puede rastrear el tiempo de forma silenciosa, sin notificaciones molestas
• Te permite programar el seguimiento para horas de trabajo específicas (ej. de 9 a.m. a 6 p.m.)
• Disponible tanto en macOS como en iOS

Contras:

• Más adecuado para tareas personales que para proyectos de equipo complejos
• No incluye una función de facturación nativa

2. Timemator: Automatiza el seguimiento del tiempo y el cálculo de costos de proyectos

Suena a utopía, pero Timemator puede rastrear el tiempo dedicado a las tareas y calcular los costos del trabajo sin tu participación.

Así es como funciona. En la tarea en la que estás trabajando, creas reglas de seguimiento de tiempo. Por ejemplo, la tarea de Programación puede empezar a registrar el tiempo cuando:

• La aplicación DevUtils está en ejecución.
• Una ventana en Github está abierta.
• El archivo myproject.py está abierto.

Pero, ¿qué pasa si también usas DevUtils en otra tarea, digamos Trabajo? ¿Habrá alguna superposición? No. Timemator enviará una notificación pidiéndote que especifiques en qué tarea empezaste a trabajar.

Y, por supuesto, las facturas. Puedes especificar el costo horario del trabajo para cada tarea, y la aplicación calculará automáticamente tus ingresos. Puedes descargar un informe para cada tarea en formato .csv o .pdf y enviarlo a tu cliente como factura.

Cuando busqué experiencias de usuarios con esta aplicación, encontré un comentario de Reddit, y no podría estar más de acuerdo con el autor: “En dispositivos Apple, Timemator es realmente bueno y me gusta que puedas establecer reglas para que se inicie automáticamente cuando abres ciertos documentos, etc. Puedes elegir que te notifique cuando se inicie y se detenga o no. También es una aplicación realmente hermosa. También tiene una aplicación para iPhone con widgets que son muy agradables.

Pros:

• Seguimiento automático del tiempo en diferentes proyectos
• Ofrece widgets de ingresos que te ayudan a controlar tus ganancias por día, semana o mes
• Crea hermosas líneas de tiempo diarias, semanales o mensuales, mostrando el tiempo dedicado a diferentes proyectos
• Te permite importar datos de tiempo existentes a través de un archivo CSV
• Funciona sin conexión
• Realiza copias de seguridad automáticas de tus datos en un destino de tu elección, como Dropbox, iCloud o Google Drive
• Disponible en macOS e iOS

Contras:

• Funcionalidad de colaboración limitada
• La configuración de la automatización requiere algo de tiempo

Consejo

¿Detectas una falla en tu asignación de tiempo? Arréglala con sesiones de enfoque dedicadas en Focused Work. ¡Aborda esa lista de tareas en ráfagas sin distracciones usando prácticos temporizadores en la aplicación! 3. Timing: Registra automáticamente todo lo que haces en tu Mac en tiempo real

Si quieres saber exactamente qué acciones, aplicaciones y documentos están ocupando tu tiempo mientras trabajas en tu Mac, usa el software de seguimiento de tiempo Timing.

Tan pronto como lo inicias, Timing comienza a rastrear tu trabajo. ¿Estás en una reunión de Zoom de 12 a 1 p.m.? La aplicación lo recuerda. ¿Mensajeando en Slack? Ese tiempo también aparecerá en el informe.

Si quieres ver el tiempo dedicado a un proyecto específico en lugar de la imagen general, también puedes hacerlo. Tendrás que crear un proyecto y establecer reglas de seguimiento de tiempo. Por ejemplo, el tiempo comenzará a contar cuando ejecutes una aplicación específica o abras un sitio web determinado.

Timing es excelente para varias ocasiones, pero las personas que cambian constantemente entre tareas se beneficiarán más. Por ejemplo, gerentes o especialistas de soporte pueden rastrear fácilmente la carga de trabajo y la productividad con él.

Pros:

• Seguimiento automático del tiempo: no es necesario iniciar o detener el temporizador manualmente
• Proporciona un desglose claro que muestra qué aplicaciones utilizaste, cuándo y durante cuánto tiempo
• Detecta automáticamente reuniones y rastrea llamadas telefónicas
• Se integra con Zapier, calendarios y más
• Detecta el tiempo de inactividad y pausa automáticamente el registro de tiempo, proporcionando entradas de tiempo exactas para cada aplicación

Contras:

• No tiene función de facturación nativa
• La interfaz puede tardar un tiempo en acostumbrarse

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4. Be Focused: Trabaja en intervalos y bloquea las distracciones

Be Focused es una excelente combinación de una aplicación de planificación y un rastreador de tiempo basado en el sistema Pomodoro.

Así es como funciona. Creas una tarea, configuras un temporizador y te concentras en el trabajo hasta que suene la alarma. El esquema clásico es 25 minutos de trabajo concentrado – 5 minutos de descanso. Después de cuatro pomodoros, tomas un descanso largo de 15 minutos. Pero puedes ajustar los intervalos de tiempo para que se ajusten a tus hábitos.

Una de las mejores características es la capacidad de revisar cuánto tiempo has dedicado a cada tarea. La aplicación rastrea automáticamente el número de pomodoros completados, para que puedas evaluar tu productividad en cualquier momento.

Más allá del simple seguimiento, Be Focused te mantiene alejado de las distracciones. Crea una lista de sitios web y aplicaciones de las que no quieres distraerte durante los intervalos de trabajo, y Be Focused los bloqueará. O simplemente cambia a un modo de lista blanca y bloquea todo excepto unas pocas herramientas seleccionadas que necesitas para tus tareas.

Pros:

• Te permite personalizar los intervalos de trabajo y descanso, y el número objetivo de sesiones por día
• Puede agilizar el trabajo para aquellos que necesitan completar muchas tareas pequeñas a lo largo del día
• Exporta el progreso como un archivo de hoja de cálculo CSV
• Admite teclas de acceso rápido globales
• Tiene una interfaz limpia e intuitiva fácil de aprender
• Te permite omitir intervalos de trabajo cuando sea necesario

Contras:

• No tiene funciones de colaboración en equipo
• Más adecuado para autónomos o trabajadores individuales que para equipos

“Be Focused me ayuda a mantenerme encaminado durante los sprints de trabajo profundo. Lo uso para dividir mi día en intervalos enfocados, y las estadísticas incorporadas muestran exactamente dónde va mi tiempo. Es planificación, seguimiento del tiempo y entrenamiento de productividad, todo en uno“, comparte Oleksandra Melnyk, Gerente de Marketing de Producto.

5. Time Out: Nunca olvides tomarte un descanso

¿Alguna vez te has encontrado tan absorto en el trabajo que olvidas tomarte un descanso? Time Out es tu solución. No solo te recuerda que debes hacer una pausa y relajarte, sino que también se asegura de que realmente lo hagas.

Cada hora, la aplicación te recuerda que debes tomar un descanso de 10 minutos para levantarte y moverte. Además, cada 15 minutos, insiste en una micro-pausa para que puedas estirarte y relajar la vista. Durante estos descansos, el protector de pantalla de Time Out se apodera de tu pantalla, impidiendo cualquier trabajo en tu computadora.

Sin embargo, tienes la flexibilidad de personalizar la duración y la frecuencia de los descansos para que se ajusten a tus necesidades. Y si es necesario, puedes saltarte un descanso, desbloqueando la pantalla inmediatamente.

Configurar las notificaciones de descanso es un tipo de diversión especial. La aplicación puede sonar como una campana, decir un mensaje predefinido o hacer parpadear la pantalla. ¡Está lista para hacer cualquier cosa para que tomes un descanso!

Pros:

• Te ayuda a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal
• Rastrea tu actividad, mostrando qué aplicaciones has usado y cuánto tiempo has pasado lejos de tu Mac
• Te permite personalizar exclusiones, por ejemplo, saltarse los descansos cuando una aplicación específica está activa
• Puede realizar acciones automatizadas antes, durante o después de un descanso, como pronunciar un mensaje o ejecutar un flujo de trabajo de Automator

Contras:

• Las funciones de seguimiento y análisis son bastante básicas
• No incluye seguimiento automático de tareas, ya que se centra principalmente en la gestión de descansos

6. Harvest: Gestión del tiempo perfecta para pequeñas empresas y equipos

La mayoría de las aplicaciones de seguimiento del tiempo se pueden usar individualmente, pero pocas funcionan bien en un entorno de equipo, a menudo convirtiéndose en un lío de datos bastante rápido.

Harvest hace que el seguimiento del tiempo sea tan limpio como puede ser, con soporte para hojas de horas de equipo, que son aprobadas por los administradores, así como gastos, estimaciones, presupuestos, horas facturables, monitoreo de empleados y más. Una de las mejores características de Harvest es la capacidad de facturar a los clientes con facturas personalizadas, no se requiere integración de software de contabilidad.

A diferencia de las aplicaciones mencionadas anteriormente, Harvest está específicamente diseñado para la colaboración en equipo y el seguimiento del rendimiento del equipo. Te permite agregar proyectos, tareas y miembros del equipo, rastrear el tiempo y mucho más. Es más que un simple rastreador de tiempo: Harvest es un compañero integral de gestión de proyectos que te permite importar datos de tus herramientas de gestión de proyectos existentes, se integra con Google Calendar y admite una amplia gama de flujos de trabajo.

Harvest también funciona en todas las plataformas principales: tiene aplicaciones de escritorio para Mac y Windows, además de web, y aplicaciones móviles para iOS y Android. La desventaja, sin embargo, es que el nivel gratuito está limitado a un usuario y dos proyectos.

Pros:

• Genera facturas basadas en el tiempo y los gastos registrados
• Proporciona informes instantáneos sobre presupuestos, tiempo invertido, gastos y más
• Adecuado para empresas de diversas industrias, incluyendo arquitectura, TI, servicios creativos, ingeniería, diseño y más
• Se integra con docenas de herramientas como Asana, Slack, GitHub, Trello, Stripe, PayPal y otras
• Adecuado para la gestión de equipos y la gestión avanzada de tareas en equipos pequeños

Contras:

• El plan gratuito es muy limitado, con solo un asiento y dos proyectos
• Carece de funciones avanzadas de IA
• Más adecuado para equipos y pequeñas empresas que para uso personal

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• Automatización de flujos de trabajo
• Las mejores aplicaciones para autónomos
• La aplicación Trello y alternativas para Mac
• Las mejores aplicaciones de calendario para iPhone

Las 6 principales ideas que obtuve del seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo es más que solo medir las horas de trabajo. Se trata de comprender el esfuerzo detrás de tu trabajo, conocer tus límites y tomar decisiones más inteligentes sobre cómo pasas tu día, ¿verdad?

No soy un gurú de la gestión del tiempo, pero honestamente puedo decir que rastrear mi tiempo cambió mi enfoque del trabajo, sin exagerar. Como alguien sin un horario fijo de 9 a 6, solía trabajar temprano en la mañana o tarde en la noche y a menudo subestimaba mis esfuerzos. Sentía que, como mi jornada laboral estaba dividida en bloques, hacía menos que las personas con horarios de oficina tradicionales.

Eso cambió cuando empecé a usar herramientas de seguimiento del tiempo. Aquí hay seis ideas que cambiaron la forma en que veo mi tiempo, y tal vez también te ayuden a ti.

# 1. Me di cuenta de cuánto tiempo llevan realmente las tareas

Cuando trabajaba en la edición de artículos, solía pensar que podía terminar fácilmente entre 8 y 10 piezas al día. Pero rara vez pasaba de seis y terminaba cada día frustrado, sintiendo que no rendía lo suficiente.

Luego hice un seguimiento de cuánto tiempo me llevó editar correctamente un artículo “casi listo”, y descubrí que tomaba aproximadamente una hora por pieza. Eso me ayudó a optimizar mi lista de tareas diarias y a recalibrar mis expectativas.

# 2. Dejé de trabajar en exceso

Como mi día está dividido en partes, nunca tuve una imagen clara de cuánto tiempo estaba trabajando realmente. A menudo sentía que no hacía lo suficiente.

Pero cuando comencé a registrar mis horas de trabajo, vi que mi tiempo de trabajo real era más que suficiente, y finalmente me permití sentirme bien con lo que estaba logrando.

#3. 25 minutos de enfoque pueden ser increíblemente poderosos

Experimenté con la Técnica Pomodoro en la aplicación Be Focused y me sorprendió lo mucho que se puede hacer en una sola sesión de 25 minutos, si te mantienes enfocado.

En una sesión, podía responder a todos mis correos electrónicos, o leer mi boletín diario de la industria, o planificar una semana completa. Solo 25 minutos. Pruébalo, quizás también te sorprenda.

#4. Los descansos están subestimados

Eventualmente dejé de usar Pomodoro porque los intervalos de 25 minutos no eran ideales para trabajos profundos como escribir o investigar. A menudo necesito de 60 a 90 minutos para entrar en el flujo.

¿Pero el inconveniente? Me esforzaba demasiado y no notaba que mi productividad disminuía. Fue entonces cuando empecé a usar Time Out, una aplicación de recordatorio de descansos. Me empuja a hacer una pausa después de una sesión de trabajo profundo para poder resetearme, reflexionar y abordar la tarea con una nueva perspectiva.

#5. Dediqué más tiempo a las distracciones de lo que pensaba

Esto dolió. Siempre pensé que era una persona enfocada y disciplinada. Pero mis informes de tiempo contaron una historia diferente: hasta 90 minutos al día en mensajeros, YouTube y contenido aleatorio no relacionado con el trabajo.

Así que dejé de fingir y lo acepté. Empecé a programar descansos legítimos de 10 minutos donde podía hacer lo que quisiera. Y funcionó. La culpa desapareció, y también lo hicieron las distracciones incontroladas.

Sé que nada de esto es revolucionario. Estos consejos pueden sonar obvios. Pero a veces, las cosas que parecen genéricas son realmente transformadoras cuando las aplicas a tu propia vida. Eso es exactamente lo que me pasó a mí, y tal vez te pase a ti también.

Si aún no has probado el seguimiento del tiempo, inténtalo. Podrías sorprenderte de lo que aprendes sobre ti mismo.

#6. Identifiqué proyectos que no valían mi tiempo

Como muchas personas con trabajo remoto y horarios flexibles, a veces asumo proyectos secundarios, especialmente cuando me apasiona el tema y siento que puedo aportar algo valioso. Pero eso puede ser un arma de doble filo.

Hubo algunos proyectos que realmente disfruté —en realidad, disfruto casi todo en lo que trabajo— pero resultaron ser una enorme pérdida de tiempo con muy poco retorno. No me di cuenta hasta que empecé a registrar mi trabajo freelance con Timemator.

Una vez que vi los números, tuve que tomar algunas decisiones difíciles. Terminé abandonando algunos proyectos que amaba, simplemente porque me quitaban demasiado tiempo para una rentabilidad demasiado baja.

No fue fácil, pero me ayudó a reconocer que mi tiempo podría invertirse mejor, en aprender, descansar o invertir en un trabajo de mayor valor que realmente respalde mis objetivos a largo plazo.

Qué hace un gran software de seguimiento del tiempo

Espero que a estas alturas ya hayas encontrado el software de seguimiento del tiempo adecuado para tus necesidades. Pero si las aplicaciones que te he sugerido no te parecen perfectas, me gustaría compartir algunos consejos para ayudarte a encontrar la que sí lo sea.

Primero, si buscas una aplicación de seguimiento de tiempo gratuita, ten en cuenta que la mayoría de ellas requieren que presiones “iniciar” y “pausar” manualmente al comenzar o finalizar una tarea. Es fácil olvidar estos pasos, y eso puede volverse frustrante rápidamente.

Si eres naturalmente detallista y no te importa el trabajo manual, una herramienta gratuita podría ser suficiente. Pero si no lo eres, te sugiero encarecidamente que elijas un rastreador más fácil de usar que automatice el registro de tiempo tanto como sea posible.

Esto es a lo que yo personalmente presto atención al elegir una aplicación de seguimiento de tiempo, y espero que estos consejos te ayuden a encontrar tu pareja perfecta.

• Mínima entrada manual. Una buena aplicación te envía notificaciones para comprobar si sigues trabajando en la tarea actual, o lo determina por sí misma analizando tu trabajo.
• Seguimiento de inactividad. Si la aplicación detecta inactividad en tu Mac, debería pausar el seguimiento del tiempo y notificarte.
• Informes detallados. Puede que creas que no necesitas informes, pero evaluar cuánto tiempo dedicas a los proyectos, especialmente en relación con sus presupuestos, mantendrá tu carrera freelance prosperando. También es genial si puedes descargar los informes en una hoja de cálculo de Excel, formato .csv o .pdf.

También consideraría la usabilidad, la estética y la discreción de la aplicación.

Aplicaciones de seguimiento del tiempo para autónomos: Encontradas

Como puedes ver, tienes muchas opciones a la hora de elegir la aplicación de seguimiento de tiempo adecuada y mejorar tu productividad. Empieza poco a poco con Be Focused y Daily, toma descansos adecuados con Time Out, rastrea toda la actividad con Timing y gestiona proyectos con Timemator.