Las mejores aplicaciones de planificación para usuarios de Mac en 2025

Las mejores aplicaciones de planificación para reuniones y organización [edición para Mac 2025]

Este artículo destaca 12 de las mejores aplicaciones de planificación que he encontrado. Las he probado todas yo mismo y puedo garantizar que son fáciles de usar, se pueden personalizar y se pueden conectar a tus calendarios existentes.

Consulte la tabla siguiente para identificar rápidamente las aplicaciones que mejor se adaptan a sus necesidades y haga clic en los enlaces proporcionados para acceder directamente a las descripciones detalladas.

Aplicación	Superpoderes	Lo mejor para	Valoración Setapp*
Dato	– Acceso rápido al calendario desde menú – Integración con múltiples calendarios – Gestión de zonas horarias	Planificación rápida y minimalista	99%
Estructurado	– Línea de tiempo visual – Sugerencias de tiempo por IA – Enfoque tipo bullet journal	Estudiantes, freelancers y teletrabajadores	85%
BusyCal	– Planificación avanzada con tareas – Integración meteorológica – Vistas personalizables	Personas con agendas complejas	96%
Spellar AI	– Transcripción/reúmenes con IA – Análisis de voz en reuniones – Recordatorios inteligentes	Profesionales con muchas reuniones	85%
WallCal	– Calendario transparente en escritorio – Visualización siempre visible	Creativos y teletrabajadores	88%
NotePlan	– Combina notas/tareas/eventos – Estilo bullet journal – Búsqueda potente	Usuarios que integran notas y planificación	97%
Due	– Recordatorios persistentes – Entrada en lenguaje natural – Gestión de plazos	Quien necesita recordatorios urgentes	97%
iMeetingX	– Gestión GTD de reuniones – Plantillas de actas – Seguimiento de tareas	Gestores de proyectos	87%
2Do	– Organización flexible – Protección con contraseña – Sistema de etiquetas	Freelancers y equipos pequeños	93%
GoodTask	– Mejora el Calendario/Recordatorios de Apple	Usuarios del ecosistema Apple	93%
SheetPlanner	– Planificación estilo hoja de cálculo – Vista de proyectos a largo plazo	Amantes de los datos	86%
In Your Face	– Recordatorios a pantalla completa – Acceso rápido a reuniones	Profesionales ocupados	99%

Los mejores programadores para Mac

A continuación se ofrece una descripción detallada de los programadores de reuniones con mayor capacidad de integración y automatización, así como un diseño intuitivo y fluido.

N.º 1. Para estar al tanto de todos tus calendarios: Dato

Dato es una práctica utilidad de la barra de menú que te permite acceder rápidamente a todos tus eventos y tareas sin tener que abrir una ventana completa de la aplicación. Sincroniza todos tus calendarios (Google, iCloud, Outlook y más) en uno solo a través de la aplicación Calendario integrada. Si puedes añadir un calendario de terceros a tu aplicación Calendario, Dato también puede utilizarlo.

Dato te avisa de las próximas reuniones, te permite añadir nuevos eventos, unirte a llamadas y ver tu agenda desde un menú desplegable. También puede calcular intervalos de tiempo en segundos y convertir una hora determinada a diferentes zonas horarias con un rápido control deslizante. La aplicación funciona con más de 50 servicios de reuniones, incluidos Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Si no ves tu servicio preferido, puedes añadirlo fácilmente de forma manual.

Lo que he observado al buscar opiniones sobre Dato en Internet es que a los usuarios les ENCANTA la aplicación. Un usuario de Reddit dijo: «Me encanta Dato para cosas como consultar rápidamente los próximos eventos y la posibilidad de unirme a reuniones con un solo clic en el texto del evento próximo».

No podría estar más de acuerdo. La aplicación te permite relajarte, sintonizar y llegar a tiempo a las cosas importantes de tu vida.

Más ventajas:

• Integración con servicios de calendario populares
• Acceso intuitivo y personalización
• Excelente gestión de las zonas horarias
• Amigable con los recursos del sistema
• Notificaciones de reuniones a pantalla completa

Contras

• No admite entrada de lenguaje natural
• Carece de herramientas de colaboración para equipos

«Entre rodajes, ediciones y llamadas de clientes, mi agenda solía ser un caos. Dato mantiene todo en una vista sencilla en mi barra de menú, puedo ver lo que se avecina sin tener que buscar en diferentes aplicaciones. Me ha ayudado a estar al día con los plazos y me ha quitado mucho estrés», afirma Alina Shevchenko, editora de vídeo y directora de fotografía.

N.º 2. Para crear una línea de tiempo visual de tus tareas con IA: Structured

Piensa en Structured como tu agenda diaria fácil, que planifica las tareas y los eventos en un formato colorido, hora por hora. ¡Visualizarás tu día! ¿A que mola?

Una de las mejores funciones de la aplicación es la IA de Structured. En un pequeño y bonito chat, puedes esbozar tu día, por ejemplo: «Tengo que escribir un artículo, asistir a una reunión a la 1 p. m. y preparar la cena». A continuación, la IA de Structured crea tareas para ti, estima el tiempo necesario para cada una y bloquea esos momentos en tu agenda. Solo tienes que aceptar o editar las tareas y ya estarán en tu agenda.

Si no tienes tiempo para organizar tus tareas ahora mismo, utiliza la bandeja de entrada estructurada para dejarlas y ordenarlas más tarde. Esta aplicación también puede ayudarte a reducir el estrés asociado a las tareas importantes, ya que ofrece la posibilidad de crear subtareas para dividir los elementos más grandes de tu agenda en pasos más pequeños y manejables.

Recuerda que también puedes sincronizar Structured en todos tus dispositivos a través de iCloud.

Más ventajas:

• Versiones disponibles para macOS e iOS.
• Diseño atractivo, de verdad.
• Tareas recurrentes y sincronización del calendario.
• Compatible con IA.

Desventajas:

• No ofrece opciones para compartir ni colaborar en equipo.

N.º 3. Para poner orden en tus calendarios abarrotados: BusyCal

Si alguna vez has sentido que no te dan las horas del día, esta aplicación de planificación para macOS es para ti. BusyCal es un calendario completo y rico en información para Mac que te permite crear vistas personalizadas diarias, semanales y mensuales para que puedas gestionar tu tiempo como quieras.

La interfaz de BusyCal puede recordarte a la aplicación Calendario nativa de Apple. Pero, aunque cubre funciones básicas como crear eventos, añadir ubicaciones e invitar a otras personas, eso no será suficiente para alguien que tiene el día programado al minuto.

Utiliza BusyCal para integrar toda tu productividad en una única herramienta que funciona como un programador de reuniones y un calendario, todo en uno.

Las funciones de BusyCal están diseñadas para que puedas compaginar varias citas y realizar múltiples tareas con fluidez. Utiliza su interfaz bien diseñada y flexible para realizar un seguimiento del tiempo de desplazamiento a reuniones presenciales, añadir tareas pendientes, crear y editar eventos del calendario con lenguaje natural y recibir alertas en un formato personalizado. Además, puedes dividir fácilmente tu calendario entre eventos personales y laborales.

Más ventajas:

• Vistas altamente personalizables (vista de calendario, resumen diario y más) y listas de tareas pendientes robustas
• Entrada de lenguaje natural
• Acceso a la barra de menú
• Recordatorios en notas adhesivas
• Previsión integrada en el calendario

Desventajas

• La curva de aprendizaje puede ser pronunciada para los principiantes
• El diseño de la interfaz puede parecer anticuado

N.º 4. Para recibir notificaciones de las próximas reuniones y mejorar tus discursos: Spellar AI

Spellar AI es una aplicación para mejorar tus reuniones en general.

¿Cómo mejora la programación? Déjala integrarse con tus calendarios y te enviará recordatorios sobre tus reuniones entre 5 y 60 minutos antes de que comiencen. Los mismos eventos del calendario de diferentes cuentas se fusionarán para evitar molestarte con notificaciones innecesarias.

¿Cómo mejora todo lo demás? Spellar AI graba y transcribe tus reuniones. A continuación, crea un resumen de la reunión práctico y bien estructurado con los puntos clave. También obtienes una transcripción completa y la aplicación utiliza la IA para ofrecerte comentarios detallados sobre tu discurso. ¿Hay errores gramaticales? ¿Tu acento es bueno? ¿Tu ritmo es óptimo? Todas las respuestas están en el análisis. Además, el texto transcrito de la reunión se puede mejorar con IA y convertir rápidamente en notas o en una publicación.

Esto es lo que dicen los usuarios en Reddit: «Sin duda, el mejor tomador de notas/marcador de tareas/lo que sea con IA que he usado hasta ahora. Se puede integrar con Google Drive, Docs, Notion, Asana, Linear y Craft, entre otros. Es increíble. Incluso analiza tu discurso y te da recomendaciones si lo deseas. Muy, MUY recomendable».

Más ventajas:

• Ahorra tiempo en transcripciones de reuniones, resúmenes, toma de notas y creación de notas para su publicación.
• Se integra con el calendario para detectar reuniones.
• Admite más de 100 idiomas.
• Se integra con Notion, Google Docs, Jira y Confluence.

Desventajas:

• Debe utilizarse como complemento del calendario, no como sustituto.

#5. Para tener un calendario transparente en tu escritorio: WallCal

WallCal es una práctica utilidad que combina los datos de tus calendarios existentes en un calendario transparente directamente en tu escritorio. Desde aquí, puedes personalizar la vista para ver la agenda del día, todo el mes o incluso un número determinado de días. Y si el inglés no es tu idioma preferido, también puedes elegir utilizar WallCal en chino, japonés o alemán.

La aplicación es un bonito ejemplo de cómo una aplicación de agenda muy funcional para MacBook también puede añadir un toque elegante a tu estación de trabajo. Aunque WallCal ofrece un versátil conjunto de herramientas para ajustar el aspecto de tu agenda y una forma de tenerla siempre a la vista, no te permite editar su contenido. Para ello, tendrás que volver al calendario original en el que has creado el evento (como la aplicación Calendario de Apple, Google Calendar u otros) o utilizar una aplicación de planificación online completamente diferente.

Más ventajas:

• Interfaz bonita, realmente bonita
• Se sincroniza con los principales servicios de calendario
• Ligera
• Tiene un diseño y colores personalizables

Contras

• No es ideal para la gestión de tareas complejas, la colaboración o los usuarios avanzados.

N.º 6. Para combinar tareas, eventos y notas: NotePlan

Si necesitas una herramienta que combine la programación, la gestión del tiempo y la toma de notas, te gustará NotePlan. Esta inteligente utilidad se basa en un calendario receptivo que admite tareas con plazos, además de integrar todas tus reuniones y permitirte anotarlas mediante un diario, viñetas, listas de tareas pendientes y mucho más.

Es una de esas aplicaciones poco comunes que se pueden utilizar con éxito tanto para tareas personales como profesionales. Aquí tienes la opinión de un usuario: «Utilizo Noteplan tanto en casa como en el trabajo porque me gusta poder centralizar todas mis notas, tareas y calendarios en una sola aplicación o ventana, que es lo que me atrajo de Noteplan en primer lugar. (Especialmente porque puedo utilizar vistas divididas cuando planifico mi tiempo, algo que Apple Notes no admite)».

Elimina el caos de la toma de notas con las funciones de organización automática y marcado, codificación por colores y teclas de acceso rápido de NotePlan. Además, nunca perderás tus notas, ya que NotePlan puede hacer una copia de seguridad en tu iCloud, tanto si estás en casa como en la oficina o disfrutando de la versión iOS de la aplicación.

Más ventajas:

• Tiene versiones para macOS e iOS.
• Admite tareas recurrentes y bloqueo de tiempo.
• Te permite organizar las notas en carpetas y ordenarlas por fecha.
• Incluye plantillas útiles para notas diarias, seguimiento de objetivos OKR mensuales y mucho más.

Desventajas

• Trabajar con tablas es complicado.
• Algunos usuarios pueden sentirse abrumados por los detalles de la interfaz al principio.

N.º 7. Para organizar tus plazos: Due

Aunque hay una aplicación de recordatorios en Mac, no te ayuda a priorizar, a establecer temporizadores para organizar tu día ni a centrar tu atención en lo que es importante en cada momento. Sin embargo, esas son las cosas que a menudo se necesitan más que simples recordatorios.

Due es una aplicación que te envía recordatorios persistentes para garantizar que nunca te pierdas una reunión programada ni te desvíes de tu agenda. Si te pierdes el recordatorio, lo reprograma automáticamente y te avisa hasta que marcas la tarea como completada, la reprogramas o desactivas manualmente la notificación.

La aplicación admite la entrada de lenguaje natural, por lo que puedes escribir tu tarea con tus propias palabras y la aplicación la convertirá en un recordatorio oportuno. Incluso puedes crear temporizadores de cuenta atrás personalizados para tus clases de yoga, los ciclos de la lavadora o cualquier otra cosa que no quieras volver a perderte.

Yo uso Due como herramienta complementaria a mi calendario principal, solo para organizar mis plazos. Me recuerda constantemente que haga mis tareas, como pagar facturas, hacer llamadas telefónicas que pospongo, pedir comida para mis mascotas, etc.

Más ventajas:

• Interfaz intuitiva y clara
• Recordatorios personalizables cada 2, 5, 10, 60 minutos, etc.
• Recordatorios recurrentes.
• Sonidos de alerta personalizables (útiles para diferentes tipos de recordatorios, como personales, de trabajo, etc.).
• Se sincroniza con iCloud y Dropbox.

Contras:

• No se integra con el calendario.

N.º 8. Para planificar y hacer un seguimiento de las tareas de las reuniones: iMeetingX

Organizar una reunión implica muchas cosas, desde consultar calendarios y encontrar buenas aplicaciones para programar citas, hasta hacer malabarismos con diferentes herramientas de videoconferencia y tomar notas. Pero, ¿y si existiera una utilidad que cubriera la mayoría de esas tareas?

iMeetingX es la herramienta perfecta que reúne la planificación, la programación y la ejecución de las decisiones de las reuniones de negocios en un espacio limpio y completo. Inicie proyectos con un solo clic y envíe invitaciones al instante desde la sólida interfaz de iMeetingX, que se integra con su calendario, sus contactos y sus servicios en la nube. Con la memoria ilimitada de la aplicación, solo tiene que hacer clic en «Archivar» cuando necesite restaurar un proyecto anterior.

iMeetingX facilita el seguimiento de todos los participantes, el establecimiento de los objetivos de la reunión, la definición del orden del día, la toma de notas, la creación de plantillas, la adición de archivos adjuntos, la especificación de la ubicación, las fechas, la hora y mucho más.

Más ventajas:

• Basado en el sistema de gestión GTD (Getting Things Done) para flujos de trabajo eficientes.
• Se puede utilizar para la gestión de equipos y proyectos en pequeñas empresas.
• Incluye plantillas para agendas y actas.
• Puede añadir reuniones a tu calendario automáticamente.

Desventajas

• Puede tener una curva de aprendizaje pronunciada para los principiantes.
• La interfaz puede parecer anticuada.

N.º 9. Para planificar tus días, tu trabajo, tus aficiones y mucho más: 2Do

Hay una aplicación de planificación para MacBook que va más allá en cuanto a funcionalidad y se llama 2Do.

Lo que más me gusta es que te permite crear diferentes listas, como Casa, Trabajo, Aficiones, Deportes, Educación, etc., y navegar fácilmente por estas tareas a medida que se programan.

Otra característica interesante son las listas inteligentes (como «Próximos 3 días»), que te ofrecen una perspectiva de tus tareas.

La siguiente característica sencilla, pero poco común en este tipo de aplicaciones, son las etiquetas. Es una forma adicional estupenda de filtrar tus tareas cuando se cruzan entre tus listas. Por ejemplo, tengo una etiqueta «tienda» que puedo aplicar tanto a tareas de la lista «Casa», como comprar comestibles, como a la lista «Deporte», como comprar una esterilla de yoga.

En definitiva, esta utilidad te ayudará con todo, desde llevar un registro de todas tus tareas, eventos, reuniones y proyectos hasta realizar un seguimiento de tus próximas tareas en listas codificadas por colores, con etiquetas, notas, agrupaciones y una función de búsqueda para estructurar mejor tus planes.

Más ventajas:

• Programación por lotes de varias tareas
• Protección con contraseña integrada
• Múltiples notificaciones (tanto de texto como de sonido) para una sola tarea
• Función de enfoque para una mejor concentración

Desventajas

• La integración con el calendario podría ser más profunda
• La interfaz puede parecer un poco compleja para los nuevos usuarios, pero normalmente te acostumbrarás muy rápido

N.º 10. Para sincronizar tareas pendientes con recordatorios: GoodTask

Las aplicaciones nativas de Apple, Recordatorios y Calendario, son buenas herramientas básicas, pero necesitas GoodTask para sacarle todo el partido.

GoodTask es una herramienta que se integra con las aplicaciones integradas de Mac y amplía sus capacidades, convirtiéndolas en una excelente aplicación de planificación para tus necesidades empresariales o personales. Además de sincronizar Recordatorios y Calendario, GoodTask sincroniza simultáneamente los datos de las cuentas de iCloud o Microsoft Outlook/Exchange.

El dicho «trabaja más inteligente, no más duro» cobra todo su sentido cuando se trata de GoodTask. Listas inteligentes, acciones rápidas, fragmentos de texto, recordatorios de tareas y repetición automática, etiquetado y orden de clasificación personalizable son solo algunas de las funciones de productividad de esta aplicación.

Más ventajas:

• Permite acceder a la lista de tareas sobre la marcha con Widgets y Apple Watch
• Cómodo filtrado basado en etiquetas.
• Cómoda vista del calendario para hoy, mañana, la semana o el mes.
• Interfaz limpia y sencilla.

Contras:

• Más adecuado para uso personal, no para la colaboración en equipo.

N.º 11. Para realizar un seguimiento de tus proyectos en una interfaz tipo hoja de cálculo: SheetPlanner

Si buscas una buena aplicación para programar citas que combine la gestión de tareas, el calendario y el seguimiento de proyectos, tienes que probar SheetPlanner.

SheetPlanner es un excelente organizador estilo hoja de cálculo que puede manejar proyectos grandes que duran desde unas pocas semanas hasta años. Te permite establecer objetivos y recordatorios, verificar tu progreso y planificar proyectos utilizando herramientas intuitivas con complejidad adicional, siempre que sea necesario.

Alcanzar un objetivo establecido que es más grande o terminar un proyecto que se extiende durante un período de tiempo más largo es más difícil a menudo simplemente porque no puedes imaginar claramente el resultado que te motivará. SheetPlanner ofrece una forma de visualizarlo, ya que siempre tienes una visión clara de tus proyectos y del camino hacia el éxito.

La aplicación es adecuada para la planificación de proyectos complejos, como la elaboración de presupuestos, el seguimiento de objetivos personales, la investigación académica, la redacción de libros, la creación de hitos para el desarrollo de proyectos web, etc.

Cuando un proyecto se complica, puedes confiar en las inteligentes opciones de búsqueda, clasificación y filtrado de SheetPlanner, para no perder tiempo y mantenerte centrado en las tareas clave.

Más ventajas:

• Ideal para visualizar proyectos a largo plazo gracias a una vista de línea de tiempo que muestra períodos de tiempo de unos pocos días a varios años.
• Cómodo filtrado de tareas por importancia, fecha de vencimiento y otros criterios.
• Admite tareas, calendarios y seguimiento.

Desventajas

• No hay aplicación para iPhone o iPad.
• Curva de aprendizaje pronunciada para principiantes.
• El diseño es sencillo y serio, en lugar de elegante.

N.º 12: Para no olvidarte nunca de una reunión: In Your Face

¿Te pone nervioso tener un día lleno de reuniones? Mantén la concentración en tus tareas sin tener que mirar cuánto tiempo queda para tu evento: In Your Face te avisa con un recordatorio a pantalla completa. La aplicación bloquea la pantalla justo a tiempo para la reunión. Así es prácticamente imposible perderse la alerta. Además, puedes consultar tu agenda directamente desde la barra de menú.

Además, los nuevos widgets para mostrar los eventos próximos y en curso hacen que sea más fácil que nunca estar al tanto de tu agenda de reuniones. Únete a conferencias telefónicas o abre vistas previas de eventos directamente desde los widgets, lo que te garantiza que siempre estarás preparado.

¿Necesitas exactamente cuatro minutos para llegar a la sala de reuniones? Personaliza las alertas de eventos para que se adapten a tus necesidades. In Your Face también tiene una colección de sonidos de alarma entre los que puedes elegir.

Más ventajas:

• Se integra con la aplicación Calendario de Apple
• Te permite personalizar las alertas para diferentes eventos
• Te permite excluir calendarios independientes de los recordatorios, por ejemplo, el calendario familiar o personal
• Te permite unirte a una reunión con un solo clic

Contras:

• Carece de aplicación móvil (iOS)
• No es una solución de programación independiente, sino un complemento de tu aplicación de calendario principal

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Qué hace que un programador de reuniones sea excelente: tendencias

Algunos de los mejores programas de planificación pueden ayudarte a optimizar al instante tu flujo de trabajo, aumentar la eficiencia y proporcionarte más tiempo para centrarte en completar las tareas pendientes en lugar de dedicarlo a organizarlas. Espero que hayas encontrado al menos algunas aplicaciones que te interesen en la lista anterior. Si no es así, o si aún necesitas pensarlo, aquí tienes algunos parámetros que debes tener en cuenta.

Características que deben estar presentes en la mayoría de las mejores aplicaciones de calendario:

• Automatización mediante IA. Aunque todavía no hay muchas aplicaciones de calendario que hayan integrado completamente la IA, la tendencia va claramente en esa dirección. La IA integrada puede ayudar a estimar el tiempo que llevarán las tareas, sugerir franjas horarias óptimas e incluso priorizar tus reuniones o asignaciones.
• Accesibilidad multiplataforma. En la mayoría de los casos, querrás que tu calendario sea accesible desde todos tus dispositivos: MacBook, iPhone y iPad. Sin embargo, hay excepciones. Por ejemplo, no necesito mi calendario de trabajo en mi iPhone, ya que solo me distrae durante mi tiempo libre. Lo mismo ocurre con mi calendario personal, que prefiero mantener separado, ya sea en una cuenta de Mac diferente o exclusivamente en mi teléfono para evitar mezclarlo con las tareas del trabajo.
• Análisis e información. Es una gran ventaja que una aplicación de calendario pueda realizar un seguimiento de tu productividad. Funciones como resúmenes de progreso, estadísticas de finalización de tareas y alertas de tareas pendientes pueden proporcionarte información útil sobre cómo gestionas tu tiempo.
• Facilidad de uso. Una buena aplicación de planificación para Mac debe tener una interfaz intuitiva para que tanto tú como tus clientes o compañeros de trabajo podáis gestionar las reuniones de forma cómoda.
• Capacidades de integración. El programador de reuniones debe ser compatible con tus sistemas de calendario existentes y poder integrarse con cualquier otra herramienta que utilices, como el correo electrónico y diversos programas de videoconferencia.
• Capacidades de automatización. Tu aplicación de programación de citas debe tener la opción de automatizar los procesos de programación, como sugerir disponibilidad, crear reuniones, generar enlaces, enviar recordatorios y realizar seguimientos.
• Personalización. Debe poder establecer sus propios parámetros preferidos, como los tipos de reuniones, las plataformas, la duración y otros ajustes.