Cómo crear carpetas en Gmail
El correo electrónico es la forma en que la mayoría de nosotros nos comunicamos a diario, y con tantos mensajes entrantes, es fácil sentirse abrumado. Gmail, el servicio preferido por 1500 millones de usuarios, facilita la organización al permitirte crear carpetas (o etiquetas) para mantener todo ordenado. Solo una advertencia: Gmail las llama etiquetas, pero funcionan igual que las carpetas, por lo que utilizaré ambos términos en este artículo.
Por qué necesitas crear carpetas
Mantener tu bandeja de entrada organizada es clave para gestionar tus correos electrónicos de forma eficaz. He aquí por qué es tan importante crear carpetas (o etiquetas):
- Mantén tu bandeja de entrada organizada: agrupa los correos electrónicos relacionados para reducir el desorden.
- Evita perder mensajes: evita perder correos electrónicos importantes entre el ruido.
- Simplifica la navegación: utiliza etiquetas y colores para encontrar rápidamente lo que necesitas.
- Acceso rápido: localiza fácilmente los correos electrónicos, incluso semanas después, sin tener que desplazarte sin fin.
Etiquetas de Gmail frente a carpetas: ¿cómo funcionan?
Todos estamos acostumbrados a crear las buenas y viejas carpetas cuando se trata de organizar algunos archivos.
Gmail cambió este método de almacenamiento de mensajes: ahora todo se basa en las etiquetas.
Para entender cómo funcionan, echemos un vistazo a las etiquetas estándar de Gmail, como Bandeja de entrada, Enviados, Spam, etc.
Todas las etiquetas tienen nombres que se explican por sí mismos: Bandeja de entrada contiene los correos electrónicos entrantes, mientras que Enviados incluye los mensajes que envías. Sí, eso es todo. Cuando haces clic en la etiqueta estándar o en la que has creado, Gmail realiza una búsqueda, filtra todos los correos electrónicos coincidentes y muestra un conjunto de resultados.
Es importante recordar que el sistema no hace ninguna copia del correo electrónico etiquetado, por lo que, si decides eliminar uno, desaparecerá por completo de tu Bandeja de entrada.
Puedes crear carpetas para agrupar algunos correos electrónicos similares. Etiquetar es como poner pegatinas de colores en una gran hoja de trabajo: simplemente marcas la página para que se diferencie de las demás. Puedes poner dos o más etiquetas en un correo electrónico para simplificar aún más la navegación.
Cómo crear una carpeta en Gmail en Mac
Hay dos formas de crear una carpeta en la versión para navegador de Gmail.
Empecemos por la más corta. Puedes crear una carpeta directamente en tu bandeja de entrada, así que abre un navegador, ve a Gmail, inicia sesión en tu cuenta y empecemos. Te llevará literalmente 30 segundos:
- Ve a la barra lateral, el panel que muestra tu bandeja de entrada, enviados, spam, etc.
- Haz clic en Más y selecciona Crear nueva etiqueta.
- Ponle un nombre a tu etiqueta en la ventana emergente.
Después de crear tu primera etiqueta, puedes añadir una subetiqueta. Funciona como una carpeta dentro de otra carpeta. Por ejemplo, tienes una etiqueta llamada «Trabajo», donde guardas todos tus correos electrónicos de trabajo. Para que la etiqueta sea más específica, puedes crear subetiquetas como «Compañeros de equipo», «Clientes» o «Socios».
Pasemos a un método más avanzado de creación de carpetas en Configuración. Aquí encontrarás instrucciones detalladas para personalizar las etiquetas a tu gusto.
- Haz clic en el icono Configuración > Ver todas las configuraciones.
- Selecciona Etiquetas.
- Desplázate hasta la parte inferior y selecciona «Crear nueva etiqueta». Aquí también puedes crear subetiquetas.
- Pulsa Guardar.
En la configuración, puedes ajustar algunas preferencias, como Mostrar en la lista de etiquetas, Mostrar en la lista de mensajes, etc.
Voilà, ya has creado tu primera etiqueta.
Las carpetas aparecerán en la barra lateral para que puedas acceder rápidamente a los correos electrónicos clasificados. Solo tienes que hacer clic en una carpeta y obtendrás un conjunto de resultados. Además, puedes cambiar el color de la etiqueta para que algunos correos electrónicos destaquen. Y eso no es todo: añade varias etiquetas a tus conversaciones y la navegación será aún más fácil.
Cómo organizar Gmail en carpetas en un dispositivo móvil
Si prefieres una aplicación móvil a la versión del navegador, tenemos buenas noticias: también es fácil crear carpetas al instante desde tu iPhone. Ten en cuenta que las etiquetas que has añadido solo son visibles para ti.
- Descarga la aplicación Gmail.
- En la aplicación, selecciona uno o varios correos electrónicos.
- Pulsa el icono Menú. Lo reconocerás por las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Toca Crear nuevo.
- Ponle un nombre a tu etiqueta y haz clic en Hecho.
Sí, es muy similar a crear carpetas en Mac, y también es fácil.
También puedes editar y eliminar etiquetas, renombrarlas y crear subetiquetas. Después de esta limpieza, tu bandeja de entrada nunca volverá a estar desordenada.
Cómo editar o eliminar una etiqueta
Como ves, puedes generar fácilmente tantas etiquetas como quieras a través de la aplicación Gmail o la plataforma web de Gmail. Sin embargo, debo advertirte que solo hay un método para editar y eliminar etiquetas: a través de la versión web de Gmail.
A continuación te explicamos cómo editar una etiqueta en Gmail:
- Abre Gmail en un navegador.
- Ve a la barra lateral y pasa el cursor por encima de una etiqueta.
- Haz clic en los tres puntos > Editar.
- Cambia la etiqueta y haz clic en Guardar.
A continuación te explicamos cómo eliminar una etiqueta en Gmail:
- Abre Gmail en un navegador.
- Ve a la barra lateral y pasa el cursor por encima de una etiqueta.
- Haz clic en los tres puntos > Eliminar etiqueta.
Cómo gestionar tus etiquetas de Gmail
Ahora que ya sabes cómo crear, editar y eliminar etiquetas, veamos cómo utilizarlas.
Al desplazarte hacia abajo en el menú de Gmail, verás la opción Administrar etiquetas. Al hacer clic en ella, accederás a la configuración de Etiquetas. Aquí puedes personalizar qué etiquetas quieres mostrar en la lista de etiquetas/mensajes, cuáles quieres ocultar permanentemente y cuáles quieres mostrar si están sin leer.
Si utilizas muchas etiquetas, puede ser útil ocultar algunas de ellas para que el menú de Gmail no se expanda demasiado.
Puedes aplicar etiquetas a los correos electrónicos fácilmente: solo tienes que seleccionar el correo electrónico o varios correos electrónicos, hacer clic en el icono Etiquetas de la barra de herramientas y seleccionar la etiqueta adecuada.
Lee también:
- Bloquear correos electrónicos en Gmail
- El mejor servicio de correo electrónico gratuito para Mac
- Cómo enviar un correo electrónico grupal
- Cómo añadir, editar y eliminar contactos de Gmail
Cómo mover mensajes a una etiqueta en Gmail
Mover correos electrónicos de una carpeta a otra es simplemente eliminar una etiqueta antigua y poner una nueva.
Afortunadamente, en la práctica, no es tan difícil como parece. Sigue una guía paso a paso y comprenderás por qué:
- Selecciona un mensaje en la bandeja de entrada.
- Haz clic en Mover a en la barra de herramientas situada encima de los correos electrónicos. O simplemente haz clic con el botón derecho del ratón en el mensaje y selecciona Mover a.
- Elige la etiqueta que deseas aplicar.
Si deseas mover un correo electrónico de una etiqueta en particular, selecciónalo y sigue las instrucciones anteriores.
Hay una forma más sencilla de mover tus mensajes: solo tienes que mantener pulsado un correo electrónico y arrastrarlo a la carpeta que desees. Bien hecho, ahora puedes encontrar los mensajes movidos en la etiqueta de destino.
Aplicar etiquetas automáticamente mediante filtros
Es estupendo poder aplicar y eliminar etiquetas manualmente, pero solo podrás ordenar tu bandeja de entrada si los correos electrónicos llegan a la carpeta correcta desde el principio. Por suerte, Gmail te permite automatizar el proceso aplicando etiquetas automáticamente en función de tus filtros:
- En la barra de búsqueda de Gmail, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda (el icono de la derecha).
- Introduce los términos que coincidan con un determinado grupo de correos electrónicos: la dirección del remitente, las palabras mencionadas en el asunto, el tamaño, etc.
- Haz clic en Crear filtro.
- Selecciona Aplicar la etiqueta > elige la etiqueta y haz clic en Crear filtro.
Ahora, todos los mensajes que coincidan con los términos que has introducido se etiquetarán respectivamente.
Experiencia personal
Gmail puede resultar un poco confuso con sus etiquetas. Prefiero herramientas como Canary Mail y Spark Mail, que son versiones mejoradas de Gmail. Desbloquean las funciones avanzadas de tu bandeja de entrada y la hacen parecer más organizada, personalizada y despejada.
La razón más obvia para utilizar aplicaciones de correo alternativas es la comodidad: por fin controlas tus mensajes y los organizas adecuadamente. Además, se trata de ahorrar tiempo, ya que estas aplicaciones te ayudan a navegar por la bandeja de entrada y encontrar los correos necesarios a la velocidad de la luz. A continuación te mostraré cómo utilizo Canary Mail y otras aplicaciones.
Mi favorita es Canary Mail, una aplicación para organizar la bandeja de entrada que no solo gestiona los correos de forma profesional, sino que también se preocupa por tu seguridad. Esta aplicación de correo electrónico resalta los mensajes importantes para facilitar el acceso y te los recuerda cuando lo necesitas.
Además, con Canary Mail puedes crear y gestionar fácilmente tus carpetas:
- Ve a Canary Mail > Preferencias.
- Selecciona la pestaña Cuentas > Carpetas.
- Haz clic en el signo más en la parte inferior de la ventana.
- Ponle un nombre a tu nueva carpeta.
Puedes crear tantas carpetas como necesites y aparecerán automáticamente en tu aplicación de correo. Esto te ahorra mucho tiempo y es un flujo mucho más comprensible que el que obtienes con las etiquetas de Gmail.
Bonus: Cómo reunir todos los servicios de mensajería populares
Sin embargo, las comunicaciones en línea no terminan con los correos electrónicos. Si utilizas muchos servicios de mensajería diferentes, como yo lo hago a diario, gestionarlos se convierte en un reto: montones de notificaciones, correos electrónicos y chats. Pasar mucho tiempo cambiando entre Gmail, Slack y Telegram reduce considerablemente tu productividad. Como siempre, tengo una solución.
Te presento IM+, un servicio de mensajería todo en uno que reúne más de una docena de servicios de mensajería populares en una única ventana muy práctica. Imagínate poder navegar sin esfuerzo por todos tus servicios de mensajería desde una sola aplicación.
A la hora de organizar tu espacio de trabajo, IM+ es una herramienta esencial que admite varias cuentas, por lo que puedes cambiar fácilmente entre el trabajo y el hogar. Ya no tienes que abrir el navegador para consultar tu Gmail, todo está en tu escritorio.
Reflexiones finales
Una bandeja de entrada desordenada es un verdadero dolor de cabeza para la mayoría de los usuarios de correo electrónico. Gmail resuelve este problema introduciendo etiquetas que organizan rápidamente tus correos electrónicos. Las etiquetas son multifuncionales: además de las acciones estándar como editar y eliminar, puedes establecer cualquier color para la etiqueta, mover mensajes entre etiquetas y mucho más.
Aunque las etiquetas son similares a las carpetas, hay algunas diferencias menores. Si prefieres la funcionalidad auténtica basada en carpetas, mejora tu experiencia con Gmail utilizando aplicaciones de gestión de bandejas de entrada como Canary Mail y Spark Mail.
Organiza tu bandeja de entrada de Gmail en carpetas prácticas, añádele algunas aplicaciones de correo como Canary Mail, Spark Mail y añade IM+ Messenger para crear un espacio de trabajo atractivo.
