Cómo convertir Excel a PDF conservando el formato
La mayoría de las veces, si hacemos cálculos complejos, tablas o fórmulas, lo hacemos en Excel. Aunque Microsoft Excel no es una aplicación rápida y ligera, es increíblemente potente cuando se trata de matemáticas o datos de cualquier escala.
Al mismo tiempo, hay muchas versiones de Excel y no todas son perfectamente compatibles. Además, es posible que algunas personas a las que necesitas enviar tus archivos Excel ni siquiera tengan Excel y utilicen Google Sheets, Apple Numbers o cualquier otra alternativa.
Por eso es importante pensar en conservar el diseño y el formato de Excel cuando compartes tus hojas de cálculo con otras personas. Y una de las mejores formas de hacerlo es convertir tus hojas de Excel de gran tamaño a PDF.
Cómo crear un PDF seguro desde Excel
Como formato, el PDF es una excelente opción precisamente porque mantiene los diseños y el formato tal y como se pretendía. Además, los PDF pueden leerse en prácticamente cualquier aplicación, desde Vista previa hasta Apple Books o navegadores web, lo que garantiza que los destinatarios puedan procesar esta información sin muchos problemas.
Por lo tanto, si estás pensando en cómo convertir Excel a PDF sin perder el formato, una de las mejores respuestas es Nitro PDF Pro.
Nitro PDF Pro es el editor de PDF para Mac más completo que existe en la actualidad. Puedes utilizarlo para ver rápidamente cualquier PDF, desde informes hasta libros. Pero también puedes ir mucho más allá: fusionar varios archivos, añadir comentarios, rellenar formularios, establecer contraseñas y convertir documentos a otros formatos.
Nota: Para obtener la máxima compatibilidad, es mejor convertir la hoja de cálculo XLSX a PDF con Nitro PDF Pro para Windows, ya que Nitro Pro puede aparecer directamente en Microsoft Excel como una pestaña independiente.
Así, cuando necesite guardar el documento Excel como PDF, Nitro PDF Pro le ayudará en un abrir y cerrar de ojos:
- Abra la hoja de cálculo en Excel.
- Vaya a la pestaña Nitro Pro.
- Haga clic en Crear PDF.
Si desea cambiar la configuración predeterminada, puede seleccionar Avanzado en la pestaña Nitro Pro y elegir sus opciones personalizadas.
Una vez que haya convertido su archivo Excel a PDF, puede utilizar Nitro PDF Pro (también en Mac) para realizar más ajustes en el PDF.
Cómo exportar un archivo Excel a PDF con Microsoft Office
Si está trabajando y editando su hoja de cálculo en Excel, tiene la opción de exportar el archivo a PDF directamente desde la aplicación.
A continuación, le indicamos cómo convertir un archivo Excel a PDF con la opción Imprimir:
- En Excel, vaya a Archivo ➙ Imprimir
- Seleccione Imprimir
- Cambie la impresora a «Descargar como PDF» en el menú desplegable
- Haga clic en Descargar
Si quieres controlar si conviertes una sola hoja de cálculo en PDF o todas ellas, puedes utilizar la función Guardar como de Excel:
- Abre tu hoja de cálculo en Excel.
- Ve a Archivo ➙ Guardar como…
- Selecciona PDF en el menú desplegable.
- Elige entre Libro, Hoja o Celdas seleccionadas.
- Guarda
La desventaja de este método es que puedes acabar con varios archivos PDF. Para combinarlos, utiliza Nitro PDF Pro o Vista previa en Mac:
- Abre el primer archivo PDF en Vista previa
- Ve a Ver ➙ Miniaturas
- Arrastra los demás PDF a la barra lateral
- Ve a Archivo ➙ Exportar…
- Selecciona PDF y Guardar
Otro problema es que tus PDF pueden ser demasiado pesados y no estar optimizados. La mejor solución en este caso es utilizar PDF Squeezer para comprimirlos.
PDF Squeezer es una práctica utilidad que reduce el tamaño de los archivos PDF en segundos. Solo tienes que arrastrar y soltar un PDF y PDF Squeezer se pondrá a trabajar, aplicando sus algoritmos avanzados para eliminar los megabytes innecesarios de tus documentos sin afectar a su calidad. PDF Squeezer funciona tanto en Mac como en iPhone.
Para minimizar los PDF:
- Abre PDF Squeezer
- Arrastra y suelta tu PDF en la ventana de la aplicación
- Selecciona el nivel de compresión en el menú desplegable
La aplicación se encarga de la mayor parte del trabajo: una vez comprimido el archivo, ya está listo para usar. Sin embargo, si deseas comprimirlo aún más, puedes acceder a la configuración y eliminar cualquier parte visible o invisible del archivo que no necesites. Por ejemplo, puedes eliminar todas las imágenes, los datos de la aplicación, el árbol de estructura del documento, los hilos de artículos, la información de captura web y mucho más.
Cómo convertir archivos Excel con Google Sheets
¿Qué pasa si no tienes Microsoft Excel a mano y alguien te ha enviado una hoja de cálculo que te gustaría convertir? Solo tienes que utilizar Google Sheets.
A continuación te explicamos cómo convertir Excel a PDF con todas las columnas en Google Sheets:
- Abre tu archivo Excel en Google Sheets
- Ve a Archivo ➙ Descargar ➙ PDF (.pdf)
- Ajusta la configuración para seleccionar lo que vas a exportar, el tamaño del papel, la orientación, la escala, los márgenes, el formato, los encabezados, etc.
- Haz clic en Exportar
¡Ya está! Rápido y fácil.
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- Convertir números a Excel en Mac
- Cómo recuperar un archivo Excel en Mac
- Convertir Heic a PDF en Mac
Cómo convertir archivos Excel con Adobe Acrobat
Si tienes instalados tanto Excel como Adobe Acrobat, ¡no necesitas ninguna otra herramienta!
Después de instalar Acrobat, se añadirá una pestaña especial al menú superior de Excel, que podrás utilizar para crear archivos PDF sobre la marcha.
Para ello
- Abre tu hoja de cálculo en Excel.
- Haz clic en Acrobat ➙ Crear PDF.
- Ajusta las opciones que necesites.
- Guarda
Como ves, cuando necesitas convertir Excel a PDF, tienes más que suficientes opciones para elegir. Puedes utilizar los menús Guardar, Imprimir o Exportar de Excel, puedes utilizar Google Sheets o puedes emplear extensiones de Adobe Acrobat o Nitro PDF Pro. Además, no olvides combinar los archivos resultantes en un único PDF (Nitro PDF Pro es una buena opción para ello) y optimizarlo con PDF Squeezer.
