Cómo escribir mejores correos electrónicos (con ejemplos)
Los correos electrónicos son la forma más popular de comunicación profesional. Cada día se envían más de 300 000 millones de correos electrónicos. Hoy en día, es habitual que la gente reciba cientos de correos electrónicos, lo que lleva horas procesar.
En una situación en la que nos ahogamos en correos electrónicos, nada molesta más a la gente que recibir mensajes prolijos sin un propósito claro. Si quieres que tus correos electrónicos se lean y se respondan a tiempo, debes saber cómo redactarlos mejor y aprender a evitar los errores más comunes.
¿Cuáles son los elementos esenciales para redactar un correo electrónico?
Las personas con buenas habilidades para redactar correos electrónicos no son necesariamente escritores talentosos. Simplemente siguen algunos consejos y pautas de etiqueta para el correo electrónico y piensan en lo que quieren decir antes de decirlo.
Aquí tienes cinco elementos esenciales para redactar correos electrónicos eficaces:
- Asuntos descriptivos y actualizados. Los hilos de correo electrónico pueden desviarse rápidamente del tema original. Asegurarse de que el asunto se mantenga actualizado con respecto al tema que se está tratando es fundamental para mantener el interés de todos los destinatarios.
- Estructura clara. Tu correo electrónico debe dar la impresión de que se puede leer en pocos segundos. Asegúrate de que el formato y el estilo sean coherentes. Empieza con un objetivo (en los correos nuevos) o con una respuesta a una pregunta anterior. Añade información nueva. Termina con una pregunta o una confirmación.
- Párrafos cortos. A diferencia de las novelas, los párrafos de los correos electrónicos no deben contener más de dos frases. Lo ideal es una sola. Escribe primero la frase principal y añade cualquier información complementaria en la siguiente frase, si es necesario.
- Llamadas a la acción. Todos los correos electrónicos deben incluir una llamada a la acción o una confirmación. Sé específico. Pide a alguien que haga algo antes de una fecha determinada. O di que tú harás algo antes de una fecha determinada.
- Información de contacto. Es útil que tu interlocutor sepa cómo ponerse en contacto contigo por otros medios. Incluye una firma con tu nombre, cargo, correo electrónico, número de teléfono y dirección física. No incluyas ninguna otra información (por ejemplo, logotipos o citas).
Aunque hay infinitas formas de escribir un correo electrónico eficaz, aquí tienes un ejemplo que sigue la guía anterior:
Asunto: Limpieza de la oficina del equipo el jueves 17 de agosto
Hola, Sarah
Este jueves 17 de agosto, a las 10 de la mañana, todos los equipos se reunirán para limpiar la oficina.
Cada equipo se encargará de su zona para organizar sus escritorios, regar las plantas, sacar la basura, etc. Se proporcionarán todos los productos de limpieza necesarios.
Por favor, avísame hoy mismo cuántas personas de tu equipo estarán presentes.
Gracias
Jeff Atwater | Gerente de oficina
[email protected] | 411-1111-1111
15-300 Burrard St, Louisville, KY
Cómo mejorar tus habilidades para escribir correos electrónicos
Una vez que tus correos electrónicos contengan la estructura esencial de cinco partes, es posible que aún te preguntes cómo mejorar tus habilidades de redacción.
Veamos algunas habilidades en las que puede trabajar y algunas aplicaciones que pueden ayudarle a conseguirlo más rápidamente.
Piense más de lo que escribe
Cuando empieza a escribir sin pensar primero en el contenido del correo electrónico, es probable que añada mucha información innecesaria.
Pensar, párrafo por párrafo, qué incluir y qué omitir le ayudará a que sus correos electrónicos sean breves y concisos.
Hacer una pausa para pensar en el correo electrónico puede parecer poco natural al principio, pero con suficiente práctica se convertirá en algo natural y, como resultado, tus correos electrónicos mejorarán.
Utiliza expansores de texto para respuestas rápidas y coherentes
En el acelerado mundo del correo electrónico, la eficiencia es clave. Una herramienta poderosa para aumentar tu productividad es un expansor de texto, que te permite insertar bloques de texto predefinidos mediante sencillos atajos de teclado.
Un buen ejemplo de esta herramienta es Rocket Typist.
Esta aplicación puede acelerar drásticamente tu proceso de correo electrónico al permitirte guardar e insertar rápidamente párrafos y respuestas comunes. Ya sea que estés respondiendo a consultas frecuentes, confirmando citas o enviando actualizaciones estándar, Rocket Typist garantiza que tus mensajes sean coherentes y profesionales sin necesidad de volver a escribir texto repetitivo. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores comunes al escribir manualmente.
Revisa tus correos electrónicos para garantizar su claridad y gramática
Es imprescindible releer los correos electrónicos antes de enviarlos para comprobar su claridad, ortografía, gramática y estilo. Si ves que no detectas muchos errores, prueba a leer tus correos electrónicos en voz alta, ya que así es mucho más difícil saltarse palabras y frases.
Además, aprovecha el poder de la IA para ayudarte. Las aplicaciones basadas en IA, como Plus, pueden revisar tus correos electrónicos de forma instantánea y precisa.
Plus es un asistente de redacción con IA que funciona en cualquier aplicación. Solo tienes que abrir su interfaz de comandos y pedirle que resuma, explique, traduzca o revise tu texto. El uso de Plus no requiere distracciones y los resultados son instantáneos. Es la solución perfecta cuando quieres revisar tus correos electrónicos en busca de errores tipográficos.
Utiliza asistentes de redacción de correos electrónicos con IA
Si tienes que escribir docenas o cientos de correos electrónicos al día, hacerlo manualmente provocará inevitablemente una disminución de la calidad. Aquí es donde los asistentes de redacción de correos electrónicos con IA realmente brillan. Son capaces de proporcionarte una base instantánea sobre la que construir y destacar tus habilidades de redacción de correos electrónicos, reduciendo el tiempo que te lleva redactar cada correo electrónico.
Hoy en día hay muchas aplicaciones de redacción con IA disponibles. ChatGPT es una de las más famosas. Cuenta con una interfaz basada en chat en la que puedes pedirle que escriba cualquier cosa, desde un eslogan hasta un guion.
Otra herramienta popular es GrammarlyGO, que se basa en la omnipresente extensión para navegadores Grammarly. Mientras que Grammarly se utiliza para revisar tu estilo de redacción y ortografía, GrammarlyGO puede generar cualquier tipo de texto, desde correos electrónicos hasta notas para presentaciones o relatos de ficción.
Sin embargo, nuestra aplicación de redacción con IA favorita es Elephas.
Elephas es una aplicación para Mac e iOS que cambiará tu forma de escribir para siempre. Puedes entrenar a Elephas con tus propios documentos y datos, y luego generar textos en cualquier aplicación, desde clientes de correo electrónico hasta Microsoft Word.
Con Elephas, puedes escribir asuntos llamativos y textos claros, generar ideas interesantes y corregir cualquier documento.
Otra herramienta de escritura interesante es Canary Mail.
Canary Mail es un cliente de correo electrónico con todas las funciones que valora la eficacia, la privacidad y el minimalismo, pero sin sacrificar la potencia. Destaca los correos electrónicos importantes, te permite delegarlos o posponerlos, te da de baja de boletines informativos y te sugiere agrupar tus acciones.
La mejor característica de Canary Mail es Copilot. Al redactar un correo electrónico, puedes hacer clic en Copilot y este generará una respuesta perfecta basada en tu entrada. No tienes que cambiar tu flujo de trabajo en absoluto, solo sigue respondiendo y escribiendo correos electrónicos 10 veces más rápido.
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También te puede interesar probar el asistente de IA de Spark Mail. Con su ayuda, puedes crear borradores, resumir, reformular, ampliar o acortar tu texto. Úsalo para revisar tus borradores de correo electrónico y cambiar rápidamente el tono del texto para que sea más amigable o formal.
Por último, descubre Ready to Send. Se trata de un asistente de correo electrónico con IA para Gmail que genera automáticamente borradores de respuestas personalizados. Lo mejor de todo es que el correo electrónico suena como si lo hubieras escrito tú. Ready to Send ajusta de forma intuitiva tu voz y tono únicos basándose en tus correos electrónicos anteriores, creando respuestas preescritas que realmente conectan. Para ver qué es lo que hace que las respuestas de IA sean tan auténticas, echa un vistazo a este vídeo de Brad, el creador de Ready to Send.
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Escribe correos electrónicos de seguimiento después de las reuniones
Cuando están bien redactados, los correos electrónicos de seguimiento pueden ser muy eficaces. Resumen lo que ha sucedido y establecen los siguientes pasos para evitar cualquier confusión.
Aunque lo mejor es enviar un correo electrónico de seguimiento de la reunión rápidamente, no siempre se tiene tiempo para hacerlo. Y, al cabo de un tiempo, es posible que no recuerdes todos los detalles. Backtrack puede ayudarte.
Backtrack es una utilidad esencial que graba todo lo que sucede en tu Mac para que puedas rebobinar más tarde y volver a ver los momentos importantes durante las reuniones, etc. Ahora ya no tienes que distraerte tomando notas, ya que podrás disponer de toda la información que necesitas más tarde. Además, incluso puedes obtener notas y transcripciones basadas en tus conversaciones gracias a la IA.
Evita los errores comunes al escribir correos electrónicos
Los consejos anteriores deberían servirte para escribir correos electrónicos claros y eficaces rápidamente con la ayuda de la IA. Sin embargo, hay algunos errores comunes en los correos electrónicos que debes evitar:
- Escribir demasiados correos electrónicos. A menos que estés haciendo un seguimiento, evita enviar más de un correo electrónico a una persona antes de que te responda.
- Tratar temas distintos en el mismo correo electrónico. Dicho esto, si necesitas tratar temas distintos, envía correos electrónicos separados, no los combines en uno solo.
- Usar más de un tono. Asegúrate de que el tono de tu mensaje sea adecuado para todos los destinatarios y mantén el mismo tono en todo el hilo del correo electrónico.
- No proporcionar el contexto. Si no estás seguro de que el destinatario te recuerde o recuerde tu problema, asegúrate de resumirlo en la primera frase para que no tenga que perder tiempo investigando.
Como puede ver, escribir mejores correos electrónicos es solo cuestión de seguir unos pocos consejos y principios básicos. El uso de asistentes de IA también acelerará el proceso. Pruebe Plus para corregir y resumir, Elephas o el asistente de IA de Spark Mail para escribir correos electrónicos desde cero, Canary Mail y Ready to Send para respuestas rápidas con IA, y Backtrack para notas con IA de sus reuniones anteriores. Otro de nuestros favoritos es Rocket Typist, que le ayuda a ahorrar tiempo al escribir con fragmentos de texto. Pruébalos tú también.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se empieza un correo electrónico profesional?
La parte más importante del saludo en un correo electrónico es dirigirse a la persona por su nombre. El saludo en sí (por ejemplo, hola, buenos días, hey) no es tan importante y dependerá del tono que quieras darle.
¿Qué es un buen correo electrónico profesional?
Un buen correo electrónico profesional indica el propósito, proporciona contexto y contiene una petición clara o una confirmación de los siguientes pasos.
¿Qué es un correo electrónico profesional típico?
Un correo electrónico profesional típico deja mucho que desear. A menudo es demasiado largo, se desvía del tema, intenta tratar varios asuntos e incluye a demasiadas personas.
