Guía para organizar archivos y carpetas: actualización 2025
Mantén tu escritorio limpio moviendo los archivos activos a una carpeta dedicada y archivando los más antiguos.
Usa nombres claros y consistentes para los archivos para encontrarlos fácilmente con una búsqueda.
Agrupa archivos relacionados en carpetas principales como Trabajo, Fotos o Personal.
Utiliza etiquetas y Carpetas Inteligentes de macOS para clasificar y acceder a los archivos automáticamente.
Configura ubicaciones y accesos directos para agilizar las tareas diarias.
Para ayuda adicional, considera aplicaciones como Spotless, HoudahSpot y Workspaces.
Si estás sincronizando o fusionando carpetas, herramientas como ChronoSync Express pueden ahorrarte tiempo.
Las fechas límite suelen exponer nuestras debilidades. Recuerdo haberme apresurado para cumplir con una fecha límite de última hora, solo para perder una hora entera buscando un archivo que sabía que había creado años atrás. Me habría ahorrado mucho tiempo… si tan solo lo hubiera guardado correctamente.
En este artículo, compartiré algunos consejos simples e inteligentes que me ayudaron a construir una mejor rutina de organización de archivos en mi Mac, y espero que también te salven de pasar por el mismo pánico que yo.
Cómo usar etiquetas para organizar archivos en macOS
Mac tiene una función de etiquetado que te permite usar colores para clasificar archivos y carpetas. Puedes agrupar tus elementos para evitar desplazarte por interminables listas.
Las etiquetas funcionan para los archivos y carpetas almacenados en tu Mac o en tu cuenta de iCloud, y son fáciles de agregar.
Cómo etiquetar archivos y carpetas en macOS
Para etiquetar un archivo en macOS, haz clic derecho (o Control-clic) sobre el archivo en Finder o en el escritorio, luego elige un color o haz clic en Etiquetas para más opciones. También puedes etiquetar un archivo desde el menú Archivo en Finder seleccionando Etiquetas. Al guardar un archivo nuevo en ciertas aplicaciones, puedes agregar etiquetas usando el campo Etiquetas en el cuadro de diálogo de guardado.
Para mantener las etiquetas claras, crea etiquetas con nombres como “trabajo” o “personal” seleccionando Crear nueva etiqueta en lugar de usar solo colores.
Cómo encontrar elementos etiquetados en macOS
Una vez etiquetados, simplemente escribe el nombre de la etiqueta en la barra de búsqueda de Finder o haz clic en esa etiqueta en la barra lateral para ver todo lo etiquetado de esa manera.
Para controlar qué etiquetas aparecen ahí, haz clic en Finder en la barra de menú > Configuración. Ve a la pestaña Etiquetas y agrega o elimina las que desees.
Cómo editar etiquetas en macOS
Para editar una etiqueta ya creada, ve a Finder > Configuración > Etiquetas.
Ahí podrás cambiar el color haciendo clic en el botón de color y seleccionando una nueva opción. Cambia el nombre haciendo clic derecho en el nombre de la etiqueta y seleccionando Renombrar.
Para agregar una nueva etiqueta, haz clic en el botón “+”.
Cómo eliminar una etiqueta en macOS
Si deseas eliminar una etiqueta de un elemento, puedes hacerlo haciendo Control-clic (o clic derecho) en el elemento, eligiendo Etiquetas, seleccionando las etiquetas que quieras eliminar y presionando Eliminar.
Eliminar una etiqueta de tu Mac es igualmente sencillo. Ve a Finder > Configuración > Etiquetas, selecciona las etiquetas que deseas eliminar y haz clic en el botón Eliminar en la parte inferior.
Usa Carpetas Inteligentes
Si deseas agrupar archivos por ciertas características, tipo de archivo, fecha o nombre, puedes hacerlo con las Carpetas Inteligentes, una función nativa de organización de archivos en macOS.
Aquí te explicamos cómo crear una Carpeta Inteligente:
Ve a Finder > Haz clic en Archivo en la barra de menú > Nueva Carpeta Inteligente.
Escribe un atributo específico en el campo de búsqueda (por ejemplo, “gif”) en la Carpeta Inteligente.
Elige si deseas agrupar los archivos con formato GIF o todos los archivos que contengan la palabra GIF en su nombre.
Haz clic en el botón de “+” para agregar más reglas si es necesario.
Haz clic en Guardar y nombra tu Carpeta Inteligente.
Elige la ubicación de la Carpeta Inteligente (puedes mantenerla en la barra lateral de Finder).
Después de guardar una Carpeta Inteligente, todos los archivos que cumplan con las reglas que hayas configurado se guardarán automáticamente en ella.
También revisa la guía sobre cómo seleccionar varios archivos y carpetas en Mac.
Fusiona carpetas similares
Además de eliminar archivos idénticos y similares, también es buena idea hacer lo mismo con las carpetas. Si tienes carpetas con nombres idénticos en diferentes ubicaciones, puedes fusionarlas para evitar duplicar archivos en ellas.
Para hacerlo, simplemente mantén presionada la tecla Opción mientras mueves una carpeta a la ubicación que contiene una carpeta con el mismo nombre. En el cuadro de diálogo que aparece en pantalla, haz clic en Fusionar.
Si deseas fusionar cualquier carpeta, no solo las que comparten el mismo nombre, puedes hacerlo con ChronoSync Express:
Abre la aplicación y agrega una nueva tarea de sincronización.
Agrega las dos carpetas que deseas sincronizar, una a la izquierda y otra a la derecha.
Selecciona Sincronización bidireccional en Operación.
Haz clic en Sincronizar en la barra superior.
Una vez sincronizadas, puedes eliminar una de las carpetas.
Mejores consejos para organizar archivos y carpetas en tu Mac
Es fácil dejar que los archivos se acumulen en lugares aleatorios, pero sin un sistema, encontrar lo que necesitas se convierte en una tarea que consume tiempo. Estas simples reglas de gestión de archivos pueden ayudarte a mantener tu Mac organizado y eficiente:
Evita el desorden no guardando archivos en el escritorio.
Nombra archivos y carpetas estratégicamente y usa herramientas de búsqueda inteligente.
Mantén accesos directos de proyectos en un solo lugar para acceso rápido.
Elimina duplicados y conserva solo una copia.
Usa etiquetas para agregar múltiples categorías a los archivos y facilitar su clasificación.
Usa Carpetas Inteligentes para agrupar archivos automáticamente por atributos.
Fusiona carpetas similares para reducir desorden.
Discutamos cada una de estas estrategias de organización de archivos en detalle.
Ordena el escritorio
Tu escritorio puede convertirse en un cajón desordenado digital antes de que te des cuenta. Límpialo reuniendo cada archivo con el que estés trabajando actualmente en una carpeta llamada algo como Proyectos Actuales, y luego guarda lo más antiguo en una carpeta Archivo para que esté accesible pero fuera del camino.
Si prefieres evitar la limpieza manual, prueba una aplicación de auto-organización como Spotless. Con algoritmos inteligentes como la función Autotidy, puedes ingresar “tareas” que especifican dónde pertenece cada archivo, con un sistema fácil de arrastrar y soltar. La aplicación almacenará tus instrucciones y automatizará el proceso organizando carpetas de forma programada.
Encuentra archivos más rápido
La regla general es nombrar correctamente tus archivos para encontrarlos fácilmente con Spotlight. Pero hay un mejor método si no recuerdas el nombre del archivo.
HoudahSpot es una aplicación de búsqueda avanzada para Mac que te permite combinar muchos criterios de búsqueda para localizar archivos en tu disco, Mail o cualquier otra ubicación de tu Mac. Una vez que diseñes una búsqueda, por ejemplo, cada PDF que hayas abierto en el último mes o cada imagen de Slack, puedes guardarla como plantilla y ejecutarla con un solo clic (solo ve a Plantillas › Administrar Plantillas).
Cuando quieras acceso rápido a las carpetas que más utilizas, prueba iBoysoft MagicMenu. Esta aplicación amplía el menú clic derecho de macOS con accesos directos a carpetas. También puedes usar el menú para mover rápidamente un archivo a cualquier ubicación en Mac o crear un archivo nuevo en una aplicación seleccionada, incluso uno vacío.
Si manejas muchos archivos a la vez, Renamer puede ayudarte a organizarlos rápidamente. Te permite renombrar múltiples archivos a la vez utilizando patrones, lo que ahorra mucho tiempo comparado con hacerlo manualmente.
Atajos para proyectos
Cuando estás manejando una docena de pestañas, documentos, correos y notas, concentrarte puede parecer imposible. macOS no siempre ayuda a gestionar múltiples tareas, pero aquí es donde Workspaces entra en acción.
La aplicación te permite agregar cualquier recurso al espacio de trabajo, junto con widgets prácticos como una barra de marcadores, facilitando trabajar en proyectos en línea y gestionar información al mismo tiempo.
Cuando terminas un proyecto, puedes usar la función de archivo para guardar todos tus espacios de trabajo antiguos en un único documento accesible, que puede volver a ser visible en cualquier momento.
Organiza tus imágenes
Organizar fotos puede ser un desafío, especialmente con una cantidad interminable de selfies y videos acumulándose. Por suerte, la aplicación Fotos de Apple tiene una función llamada Recuerdos, que crea colecciones de tu biblioteca, te permite subir fotos individualmente o en lotes, organizarlas en álbumes o carpetas, e incluso buscar por lugares o caras con el reconocimiento facial.
Algo que la aplicación Fotos no tiene es una herramienta de edición flexible. Si deseas renombrar todas las fotos en una colección, cambiar su tamaño, ajustar el contraste, etc., tendrías que hacerlo en otra aplicación y luego importarlas de vuelta. Para evitar el problema, puedes organizar todos tus archivos multimedia con una aplicación como Capto.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo organizar archivos y carpetas en Mac?
La mejor manera de organizar tus archivos y carpetas en tu Mac es estructurarlo como una biblioteca. Crea carpetas amplias, como Trabajo, Fotos, Personal, y mueve cada archivo a su carpeta correspondiente tan pronto como lo guardes. Luego, configura etiquetas o Carpetas Inteligentes para que macOS agrupe automáticamente los nuevos elementos por tipo o fecha. O instala Spotless, que aprende tus reglas de organización y las aplica por ti. Tu escritorio permanecerá limpio sin que tengas que hacer nada.
¿Cómo organizar correctamente archivos y carpetas?
Para organizar archivos y carpetas, usa aplicaciones de terceros que te ayuden. Renamer te permite aplicar reglas de renombrado en lote para dar nombres claros y consistentes a docenas de archivos. HoudahSpot convierte tu Mac en una herramienta de búsqueda potente. iBoysoft MagicMenu agrega tus carpetas favoritas al menú de clic derecho. Workspaces reúne todas las pestañas, documentos y widgets que necesitas para un proyecto en una sola ventana, para que nunca se pierda nada.
¿Cuál de las siguientes opciones usa un Mac para organizar archivos y carpetas?
macOS utiliza Finder para gestionar y organizar todos los archivos y carpetas del sistema. Es el gestor de archivos definitivo que te permite mover, etiquetar, buscar y organizar archivos como desees. Herramientas como Vista Rápida, vista de columna y la barra de búsqueda hacen que manejar tus archivos sea mucho más sencillo.
¿Qué programa se usa en macOS para gestionar archivos y carpetas?
El programa utilizado en macOS para la gestión de archivos y carpetas es Finder. El icono de cara sonriente azul y blanca que está en tu dock es donde puedes acceder y organizar archivos y carpetas, además de ver y conectar unidades externas o almacenamiento en la nube.
