Cómo redactar actas de reuniones y tomar mejores notas
A muchas personas les resulta difícil redactar actas de reuniones porque no saben qué deben hacer ni cómo hacerlo de manera eficiente. Esta guía le ayudará si es responsable de redactar actas de reuniones o si desea mejorar sus habilidades en este ámbito.
¿Qué son las actas de reuniones?
Las actas de reuniones, también llamadas MOM (que significa «minutes of meeting», actas de reunión), son un registro escrito de todo lo que ha ocurrido en una reunión. Se utilizan para informar a quienes no han asistido a la reunión de lo que ha ocurrido o para llevar un registro de lo que se ha decidido en la reunión, de modo que usted y otras personas puedan consultarlo y utilizarlo para tomar decisiones en el futuro.
Notas de reunión frente a actas de reunión
Quizás te preguntes si «actas de reunión» es solo otra forma de decir «notas de reunión». Bueno, en cierto modo sí.
El término «actas de reunión» no tiene nada que ver con el tiempo (minute como sustantivo), sino con la palabra «minute» como verbo, que significa «pequeño»: se pronuncia «My-Noot».
Por lo tanto, «actas de la reunión» significa realmente un breve informe de lo que ocurrió en la reunión.
Por otro lado, las notas de la reunión pueden contener más información contextual.
En general, lo que diferencia las actas de las reuniones de las notas de las reuniones es cómo se utilizan. Las actas de las reuniones suelen ser un informe más formal de lo que ocurrió en la reunión, mientras que las notas de las reuniones suelen ser documentos más breves y menos formales.
Cómo redactar actas de reuniones que realmente funcionan
El estilo y el contenido de las actas de las reuniones variarán en función de su organización y de cómo esté estructurada. Sin embargo, siempre debe incluir los elementos básicos, como la fecha, la hora y los asistentes. Pero muchas empresas también se benefician de otros elementos opcionales, como documentos de apoyo y medidas a tomar.
Estos son los elementos más importantes que debe incluir en las actas de sus reuniones:
- Fecha
- Hora
- Lugar
- Asistentes
- Temas tratados
- Propuestas
- Resultados de la votación
- Fecha y lugar de la próxima reunión.
Además de lo esencial, las actas de la reunión pueden incluir:
- Documentos relacionados
- Objetivo de la reunión
- Próximos pasos
- Correcciones o añadidos a las actas de la reunión anterior
- Puntos a tratar en la próxima reunión.
Cómo tomar notas eficaces en una reunión
Tomar actas de una reunión implica mucho más que simplemente escribir todo lo que se dice en una sala de conferencias. Las actas de las reuniones solo son eficaces si se registran correctamente y en un formato que sea fácil de consultar, de distribuir a otras personas o de comprender al instante con solo echarles un vistazo.
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo tomar actas de reuniones.
Consejo 1: Cree un esquema
Antes de empezar, pida al responsable de la reunión el orden del día y cree un esquema. Esto le permitirá centrarse en tomar notas más pertinentes durante la reunión y ahorrar tiempo. Cree marcadores de posición para temas de debate e información específicos en su esquema.
Consejo 2: Organícese antes de la reunión
También debe familiarizarse con el software para redactar actas de reuniones que vaya a utilizar. De este modo, evitará contratiempos y ahorrará un tiempo valioso para debatir los temas que realmente importan.
Consejo: iMeetingX puede ayudarle a redactar actas de reuniones, ya que le ofrece una plataforma muy práctica para tomar notas durante la reunión y acceder a ellas fácilmente más tarde. Así es como funciona:
- Inicie un proyecto en iMeetingX y añada los asistentes. Puede organizar a los participantes en grupos de distribución para ahorrar tiempo al enviar varias invitaciones.
- Utilice plantillas para diferentes tipos de reuniones y personalícelas según sea necesario. Añada la lista de asistentes, los objetivos y el orden del día. Envíe la invitación cuando esté listo.
- Durante la reunión, utilice el gestor de tareas integrado para anotar acciones, notas, solicitudes y decisiones. De este modo, podrá consultar fácilmente lo que se ha debatido.
- Después de la reunión, puedes acceder al acta de la reunión en iMeetingX. La aplicación te permite organizar y agrupar diferentes tipos de tareas, lo que facilita la búsqueda y revisión de las actas de la reunión.
Con iMeetingX, puedes optimizar el proceso de redacción de actas de reuniones y tener toda la información que necesitas en un solo lugar.
Consejo 3: Obtén los nombres de los participantes
Si es posible, identifica a todos los asistentes antes de que comience la reunión. Si no es posible, distribuye una hoja de asistencia a medida que lleguen los asistentes. Al igual que saber los nombres de las personas de antemano, conocer sus cargos te ahorrará tiempo a la hora de redactar el acta.
Consejo 4: Expone los hechos y mantén la neutralidad
Tómate el tiempo necesario para distinguir entre opiniones personales y hechos innegables. Si solo registras la información objetiva, obtendrás un acta útil que evitará conflictos innecesarios dentro de tu equipo.
Consejo 5: Ten un respaldo listo
Una vez que comienza la reunión, el encargado de tomar notas tiene la difícil tarea de hacer varias cosas a la vez. La más difícil de ellas es clasificar una gran cantidad de palabras para entender lo que se está diciendo. Con Backtrack, no tienes que preocuparte por grabar una reunión importante o tomar notas. La aplicación graba automáticamente hasta cinco horas de audio en tu Mac, para que puedas volver a escuchar fácilmente las conversaciones que has tenido.
Tampoco tienes que preocuparte por la privacidad, ya que Backtrack guarda las grabaciones en tu Mac de forma local. Solo tienes que preguntar a los demás participantes si les parece bien grabar.
Consejo 6: envía las actas de la reunión inmediatamente
Otra cosa importante que hay que hacer después de una reunión es enviar las actas a las personas que no han asistido, a las personas que desempeñan funciones importantes en la toma de decisiones y a las personas que podrían beneficiarse de la información que se ha tratado. Lo ideal es que esté listo en unas horas.
El mejor software para tomar notas y redactar actas de reuniones
Todos somos conscientes de la importancia de tomar notas en una reunión, pero en la era del trabajo híbrido, esto ha adquirido un significado completamente nuevo. Ahora vemos un cambio evidente de los cuadernos físicos a las aplicaciones específicas para tomar notas en reuniones.
Veamos algunas de las mejores herramientas que puedes probar.
1. iMeetingX
iMeetingX ayuda con las actas de las reuniones proporcionando un gestor de tareas integrado y plantillas de actas. El gestor de tareas permite configurar tareas y asignar responsabilidades basándose en las notas de la reunión. Y las plantillas facilitan aún más la documentación de la información importante de la reunión. Además, iMeetingX permite importar datos del calendario, los contactos y los servicios en la nube, lo que resulta muy práctico para crear y compartir actas de reuniones. En general, iMeetingX agiliza el proceso de redacción de actas de reuniones y ayuda a garantizar que la información importante se recopile y organice de forma eficaz.
2. Spellar AI
Spellar AI es genial porque hace el 90 % del trabajo por ti. Graba y transcribe tu reunión y luego utiliza la IA para mejorar el texto.
Echa un vistazo a la captura de pantalla de la presentación transcrita. En primer lugar, está la sincronización. En segundo lugar, están los botones «Claridad mejorada» y «Fluidez mejorada». Haz clic en ellos y la IA hará que el texto sea más fluido, más literario y sin «uhs» ni «ehms». Lo único que te queda es dar los últimos retoques a las notas.
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3. NotePlan
NotePlan te permite documentar fácilmente los puntos clave de tus reuniones, identificar las partes improductivas y mucho más. La aplicación ofrece la posibilidad de reutilizar plantillas de reuniones, vincular notas a eventos del calendario y resumir en lugar de documentarlo todo. Es una herramienta estupenda para reuniones de brainstorming y de ideación.
4. Backtrack
Backtrack es conocida como una aplicación que graba vídeo/audio en tu Mac, para que puedas volver a verlo todo fácilmente en el futuro. Sin embargo, además de esta función, puedes aprovechar las capacidades de transcripción y resumen con IA. Esto puede ser increíblemente útil cuando necesitas recordar los puntos clave de una reunión y ahorrar tiempo.
5. Google Docs
El uso de Google Docs también es muy práctico para redactar actas de reuniones. Tienes todo en un solo documento, puedes permitir que otros dejen comentarios y también puedes compartir tus notas al instante. Lo mejor: puedes generar notas de reunión automáticas utilizando la función de escritura por voz de Google. Solo tienes que abrir el documento y ir a Herramientas > Escritura por voz.
6. Evernote
Durante la reunión, también puedes utilizar Evernote para tomar notas en tiempo real, ya sea escribiendo o utilizando la grabación de voz. La aplicación te permite crear libretas separadas para cada reunión o serie de reuniones, manteniendo todas tus notas organizadas y fácilmente accesibles. La función de etiquetado de Evernote te permite etiquetar notas específicas con palabras clave relevantes, como la fecha de la reunión, el tema o los asistentes, lo que facilita la búsqueda y la localización de las actas más adelante. También puedes utilizar las funciones de colaboración de Evernote para compartir las actas de las reuniones con otros asistentes y facilitar la colaboración y los comentarios.
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¿Por qué son importantes las actas y las notas de las reuniones?
¿No estás seguro de si necesitas tomar actas de las reuniones? Hay varias razones por las que es importante tomar actas de las reuniones:
Sirven como recordatorios
Si tienes una reunión y nadie recuerda lo que se ha hablado, ¿realmente has tenido una reunión? ¿La solución? Toma y revisa las actas de la reunión, que recuerdan a los asistentes las tareas importantes, las acciones, las decisiones y los acuerdos tomados durante la reunión. Los participantes también tendrán recordatorios en la siguiente reunión para evitar repetir temas.
Aclaran las responsabilidades
Todos sabemos que a veces las reuniones pueden ser un poco agitadas y confusas. Por eso es importante tener una guía para saber quién es responsable de qué. Las actas de las reuniones sirven como registro de los acuerdos alcanzados durante el proceso de toma de decisiones de cada reunión. También pueden ayudar a evitar conflictos.
Ayudan a realizar un seguimiento del progreso
Las actas de las reuniones también se pueden utilizar para medir el progreso de los proyectos. Disponer de un calendario detallado de cuánto tiempo llevan determinadas tareas y acciones puede ayudar a identificar patrones innecesarios que hacen perder tiempo. Las actas de las reuniones permiten documentar de forma reflexiva, lo que puede ayudar a obtener resultados más eficientes.
Plantillas de notas y actas de reuniones
Puede organizar y dar formato mejor a las notas de sus reuniones y asegurarse de capturar la información más valiosa utilizando una plantilla de actas de reuniones.
A continuación, le mostramos un ejemplo sencillo de actas de reuniones que puede utilizar tal cual o adaptar para que se ajuste mejor a su estilo específico de gestión de reuniones.
1. Objetivos de la reunión
¿Por qué se celebra esta reunión? ¿Cuáles son los principales objetivos de la reunión?
2. Partes interesadas clave
¿Quiénes son los asistentes a la reunión? ¿Qué se espera que aporten?
3. Puntos del orden del día de la reunión
Prepare una lista de temas para la reunión. Añadir marcas de tiempo a la lista puede ayudar a mantener la reunión por el buen camino.
4. Ideas de las partes interesadas
¿Tienen las partes interesadas ideas que compartir? Si es así, anótelas.
5. Priorización de cuestiones
¿Cuáles son las cuestiones y los temas más importantes de la reunión? Priorícelos para garantizar que se aborden primero los más críticos.
6. Métricas de éxito
¿Cómo medirá el éxito de esta reunión? Determine sus criterios de éxito.
7. Lista de recursos clave
¿Qué recursos deben utilizar los asistentes después de la reunión? Haga una lista con los enlaces o nombres de archivos adecuados.
8. Acciones posteriores a la reunión
¿Qué medidas deben tomar los participantes después de la reunión? ¿Quién es el responsable de cada actividad clave? Cree una lista de acciones y responsabilidades.
9. Resumen de la reunión
Resuma cualquier nota importante o conclusión de la reunión.
10. Calendario de seguimiento
Después de la reunión, puede ser útil programar reuniones de seguimiento con varios miembros del equipo para revisar el progreso y realizar ajustes. Cree una lista de reuniones de seguimiento.
Reflexiones finales sobre cómo redactar actas de reuniones
Dominar el arte de redactar actas de reuniones es esencial para una comunicación y una toma de decisiones eficaces en cualquier organización. Siguiendo estos consejos y utilizando el software recomendado para redactar actas de reuniones, podrá agilizar el proceso y garantizar que toda la información importante se recoge con precisión.
Recuerde crear un esquema, mantener la neutralidad al tomar notas y compartir las actas rápidamente con las partes interesadas pertinentes para garantizar unos resultados satisfactorios. Utilice plantillas de actas de reuniones para organizar y dar formato a sus notas con el fin de maximizar su valor y permitir una mejor gestión de las reuniones.
